5 documenti da mettere subito al sicuro quando si ordinano gli affari di un parente deceduto

Avete appena perso un caro e già dovete pensare a ordinare le sue cose. Nella fretta, interi sacchi finiscono spesso in pattume senza nemmeno verificare il contenuto. Eppure certi documenti, una volta gettati, sono straordinariamente difficili da recuperare e possono bloccare tutta la successione per mesi.

Prima di iniziare a ordinare gli affari, dedicate cinque minuti a identificare questi cinque tipi di documenti: atti di proprietà, contratti di assicurazione sulla vita, certificati fiscali, stato di famiglia e documenti di identità, buste paga e carte di pensione. Sono le cinque famiglie di documenti essenziali da mettere da parte prioritariamente, ancor prima di ordinare il resto della casa.

Perché certi documenti possono costare caro se persi

Svuotare troppo in fretta la casa di un genitore deceduto può trasformare una successione semplice in un percorso a ostacoli, un gesto che può creare problemi tra eredi mesi dopo. Senza atto di proprietà, il notaio deve ricostruire la storia del bene immobiliare presso l’Agenzia del Territorio, il che allunga i tempi e aumenta le spese. Senza prova di un contratto di assicurazione sulla vita, gli eredi potrebbero semplicemente ignorare l’esistenza di una somma che spetta loro.

Le istituzioni bancarie, fiscali e sociali funzionano con documenti cartacei o digitali. Un documento mancante si traduce quasi sempre in un’ulteriore pratica amministrativa, una raccomandata, un’attesa del duplicato. Meglio evitarlo mettendo al sicuro questi documenti dal primo giorno.

Documento n°1: atti di proprietà e atti notarili

L’atto di proprietà di una casa, un appartamento o un terreno deve essere trovato prima di ogni altra cosa. Permette al notaio di integrare rapidamente il bene immobiliare nella dichiarazione di successione. Cercate anche gli atti di donazione, i contratti di mutuo ipotecario in corso e le eventuali relazioni tecniche, spesso conservati insieme nella stessa cartella o busta.

Se il parente deceduto era proprietario di più beni, anche in comproprietà o in locazione, ogni atto conta. Un immobile locato a terzi implica anche di trovare il contratto di affitto e lo stato dei luoghi, utili per il proseguimento della gestione locativa durante il periodo della successione.

Documento n°2: contratti di assicurazione sulla vita e investimenti finanziari

È probabilmente il documento più spesso perso e il più costoso da dimenticare. Un contratto di assicurazione sulla vita in un cassetto o una busta può rappresentare decine di migliaia di euro destinati agli eredi designati. Senza questo documento, nessuno saprà che deve contattare l’assicuratore per far versare il capitale.

Pensate anche ai rendiconti dei conti bancari, ai libretti di risparmio, ai contratti di investimento come il PAC o le assicurazioni sulla morte. Tutti questi documenti finanziari devono essere riuniti per permettere al notaio di stabilire un inventario completo del patrimonio.

Documento n°3: certificati fiscali e dichiarazioni dei redditi recenti

I certificati fiscali degli ultimi tre anni sono la base per diversi adempimenti, in particolare il calcolo di certi diritti o prestazioni sociali ancora dovute al defunto. Permettono anche di verificare se una dichiarazione dei redditi rimane da presentare l’anno del decesso, un obbligo che ricade sugli eredi.

Conservate anche l’imposta municipale propria, l’IMU se ancora dovuta, e ogni comunicazione dell’Agenzia delle Entrate che menzioni un rimborso o una regolarizzazione in corso. Questi documenti amministrativi sono spesso conservati in un raccoglitore o una scatola dedicata, facile da individuare prima di svuotare gli altri cassetti.

Documento n°4: stato di famiglia, carta d’identità e documenti di stato civile

Lo stato di famiglia e la carta d’identità del defunto sono richiesti in quasi ogni fase delle pratiche amministrative: apertura della successione, chiusura dei conti, risoluzione dei contratti. Il notaio ne avrà bisogno per identificare con precisione gli eredi legittimi e redigere l’atto di notorietà.

Cercate anche il contratto di matrimonio se esiste, un eventuale decreto di divorzio, e gli atti di nascita dei figli. Questi documenti, spesso conservati insieme in una busta familiare, evitano di moltiplicare le richieste di duplicati presso il Comune.

Documento n°5: contratti di lavoro, buste paga e documenti di pensione

Le ultime buste paga, l’ultimo cedolino pensionistico e l’eventuale certificato dell’Agenzia per le politiche attive del lavoro permettono di calcolare le somme ancora dovute al defunto: salario dell’ultimo mese, pensione non versata, indennità di fine rapporto. Questi importi vanno ad aumentare l’attivo della successione e devono essere rivendicati agli organismi interessati.

Conservate anche i estratti di carriera e le attestazioni della mutua. Servono a informare gli organismi sociali del decesso e a bloccare certi versamenti automatici, mentre si recuperano quelli ancora legittimamente dovuti.

Dove cercare questi documenti prima di iniziare l’ordine

Prima di spostare i mobili o chiamare un’azienda di sgombero, passate in rassegna i nascondigli classici: cassetto della scrivania, scatola di scarpe in un armadio, raccoglitore accanto al letto, cassaforte in casa, o persino una busta incollata sotto un cassetto. Molte persone anziane conservano i loro documenti importanti in un unico luogo, spesso vicino alla camera da letto.

Una volta messi da parte questi documenti in una scatola identificata, potete procedere più serenamente allo sgombero del resto degli effetti personali. Il notaio incaricato della successione vi indicherà precisamente quali trasmettergli e in quali tempi, per finalizzare la dichiarazione di successione senza brutte sorprese.