5 documentos a guardar imediatamente ao organizar os bens de um familiar falecido

Acaba de perder um familiar próximo e já precisa pensar em organizar os seus bens. Na pressa, é fácil descartar documentos que, depois de eliminados, são extremamente complicados de recuperar e podem bloquear toda a sucessão durante meses.

Antes de começar o processo de organização dos bens, reserve alguns minutos para identificar os seguintes documentos: certidão de óbito, documentos de identificação, livros de família, autos de propriedade, contratos de seguros, avisos de imposto e documentos de reforma. São as cinco famílias de documentos essenciais que deve separar em primeiro lugar, antes de qualquer outra ação.

Por que certos papéis podem criar dificuldades se forem perdidos

Organizar demasiado rapidamente os bens de um familiar falecido pode transformar uma sucessão simples em processos complicados que criam problemas entre herdeiros meses depois. Sem autos de propriedade, o cartório deve reconstituir o histórico do bem imobiliário junto dos registos públicos, o que alonga os prazos e aumenta as despesas. Sem comprovação de um contrato de seguro, os herdeiros podem simplesmente desconhecer a existência de uma quantia que lhes pertence.

Os organismos bancários, fiscais e sociais funcionam com documentos justificativos em formato papel ou digital. Um documento em falta quase sempre se traduz numa diligência administrativa adicional, correspondência registada, espera por duplicados. É melhor evitar isto protegendo estes papéis desde o primeiro dia.

Documento n.º 1: autos de propriedade e escrituras notariais

O documento de propriedade de uma casa, apartamento ou terreno deve ser encontrado em primeiro lugar. Permite ao cartório integrar rapidamente o bem imobiliário na declaração de sucessão. Procure também por escrituras de doação, contratos de empréstimo hipotecário em vigor e eventuais relatórios técnicos, frequentemente guardados em conjunto numa mesma pasta ou enveloppe.

Se o familiar falecido era proprietário de vários bens, incluindo em compropriedade ou aluguel, cada auto conta. Um imóvel alugado a terceiros implica também encontrar o contrato de aluguel e o estado do imóvel, úteis para a continuação da gestão durante o período de sucessão.

Documento n.º 2: contratos de seguros e investimentos financeiros

É provavelmente o documento mais frequentemente perdido, e o mais custoso de ignorar. Um contrato de seguro guardado numa gaveta ou envelope pode representar várias dezenas de milhares de euros destinados aos beneficiários designados. Sem este papel, ninguém saberá que deve contactar a seguradora para desencadear o pagamento do capital.

Considere também os extratos de contas bancárias, livros de poupança, contratos de investimento tipo PEA ou seguros de morte. Todos estes documentos financeiros devem ser reunidos para permitir ao cartório estabelecer um inventário completo do património.

Documento n.º 3: avisos de imposto e declarações fiscais recentes

Os avisos de imposto dos últimos três anos servem como base para várias diligências, nomeadamente para cálculos de certos direitos ou prestações sociais ainda devidas ao falecido. Permitem também verificar se uma declaração de rendimentos permanece por fazer no ano do falecimento, uma obrigação que incumbe aos herdeiros.

Guarde igualmente o imposto sobre propriedade, eventuais impostos municipais sobre imóveis, e toda a correspondência das Finanças mencionando reembolsos ou regularizações em curso. Estes papéis administrativos estão frequentemente organizados num dossier ou caixa dedicada, fácil de identificar antes de esvaziar outras gavetas.

Documento n.º 4: livro de família, cartão de cidadão e documentos de estado civil

O livro de família e o cartão de cidadão do falecido são solicitados em quase todas as etapas das diligências administrativas: abertura da sucessão, encerramento de contas, rescisão de contratos. O cartório necessitará deles para identificar precisamente os herdeiros legais e estabelecer o certificado de notoriedade.

Procure também o contrato de casamento se existir, eventual sentença de divórcio, e certidões de nascimento dos filhos. Estes papéis, frequentemente conservados em conjunto numa pasta familiar, evitam multiplicar os pedidos de duplicados junto às autoridades de registo.

Documento n.º 5: contratos de trabalho, recibos de vencimento e documentos de reforma

Os últimos recibos de vencimento, o último aviso da caixa de reforma e eventuais certificados de prestações permitem calcular as quantias ainda devidas ao falecido: salário do último mês, pensão não paga, indemnizações finais. Estes montantes aumentam o ativo da sucessão e devem ser reclamados aos organismos competentes.

Guarde também os extratos de carreira profissional e certificados de cobertura social complementar. Servem para informar os organismos sociais do falecimento e para suspender certos pagamentos automáticos, enquanto recupera aqueles que legitimamente permanecem devidos.

Onde procurar estes documentos antes de começar a organização

Antes de remover móveis ou chamar uma empresa especializada, reveja os locais onde normalmente são guardados: gaveta de secretária, caixa dentro de armário, dossier perto da cama, cofre no domicílio, ou mesmo um envelope fixado sob uma gaveta. Muitas pessoas conservam seus documentos importantes num único local, frequentemente próximo do quarto.

Uma vez estes documentos separados numa caixa identificada, pode prosseguir mais serenamente na organização do restante património. O cartório responsável pela sucessão indicar-lhe-á precisamente quais transmitir e em que prazos para finalizar a declaração de sucessão sem surpresas desagradáveis.