5 documente pe care trebuie să le pui imediat la adăpost când aranjezi moștenirea unui apropiat decedat

Ai pierdut un apropiat și trebuie să gândești deja la aranjarea moștenirii sale. În grabă, uneori documentele importante se aruncă fără ca măcar să se verifice ce conțin. Or, unele acte, odată șterse, sunt extrem de complicate de recuperat și pot bloca întreaga succesiune timp de luni de zile.

Înainte de a începe sortarea actelor defunctului, ia cinci minute pentru a identifica următoarele documente: certificate de deces, acte de proprietate, acte de stare civilă care dovedesc rudenia, documente cu privire la bunuri și, dacă există, testament (vezi și documentele pe care nu trebuie să le arunci niciodată atunci când golești o casă). Acestea sunt cele cinci categorii de documente esențiale pe care trebuie să le iei în prioritate, înainte chiar de a sorta restul activelor defunctului.

De ce anumite documente pot deveni o problemă dacă se pierd

A goli prea repede casa unui apropiat decedat poate transforma o succesiune simplă într-o cale plină de obstacole, un reflex care poate crea probleme între moștenitori luni după, cum explică acest articol despre riscurile unui debarasa prea rapid după deces. Fără acte de proprietate, notarul trebuie să reconstituie istoricul bunului imobil la Oficiul de Publicitate Imobiliară, ceea ce prelungește termenele și mărește taxele. Fără dovada unui testament, moștenitorii pot pur și simplu să nu cunoască existența unor sume care le revin.

Organismele bancare, fiscale și de asigurări sociale funcționează cu dovezi pe hârtie sau în format digital. Un document lipsă se traduce aproape întotdeauna printr-o procedură administrativă suplimentară, o corespondență, o așteptare pentru duplicate. Cel mai bine este să eviti asta securizând aceste documente din prima zi.

Document nr. 1: certificatul de deces și actele de proprietate

Certificatul de deces este documentul central pentru deschiderea succesiunii la notar. Trebuie să îl găsești în original sau în duplicat, iar datele trebuie să permită identificarea defunctului și a ultimului domiciliu. Actele de proprietate ale unei case, unui apartament sau unui teren trebuie retrouvate înaintea oricărui lucru. Acestea permit notarului să integreze rapid bunul imobil în declarația de succesiune.

Caută și actele de donație, contractele de credit ipotecar în curs și diagnosticele tehnice eventuale, adesea grupate laolaltă într-un dosar sau o mapă cartonată. Dacă defunctul era proprietar al mai multor bunuri, inclusiv în indiviziune sau închiriere, fiecare act contează. Un locuință închiriată unui terț implică și retrouvarea contractului de chirie și a raportului de constatare a stării locuinței, utile pentru continuarea gestionării locative în perioada succesiunii.

Document nr. 2: acte de stare civilă care dovedesc rudenia

Aici intră de regulă certificatele de naștere, certificatul de căsătorie și, după caz, hotărârea sau sentința de divorț ori alte acte care arată calitatea de moștenitor. Fără ele nu se poate dovedi legătura succesorală. Notarul cere actele de identitate ale persoanelor chemate la succesiune; acestea sunt folosite pentru identificarea părților și pentru întocmirea cererii de deschidere a succesiunii.

Livretul de familie și buletinul de identitate al defunctului sunt cerute la aproape fiecare etapă a procedurilor administrative: deschiderea succesiunii, închiderea conturilor, rezilierea contractelor. Notarul va avea nevoie de ele pentru a identifica cu exactitate moștenitorii legali și pentru a întocmi actul de notorietate.

Document nr. 3: acte de proprietate și documente financiare

Acestea sunt necesare pentru masa succesorală: acte de proprietate pentru imobile, eventual documente privind terenuri, autoturisme, conturi, acțiuni etc. Sunt cerute în mod obișnuit la notar pentru stabilirea bunurilor care intră în moștenire.

Gândește-te și la relevele de conturi bancare, la carnetele de economii, la contractele de plasament. Toate aceste documente financiare trebuie grupate pentru a permite notarului să stabilească un inventar complet al patrimoniului. Un contract de asigurare sau un carnet de economii ascuns într-un sertar poate reprezenta sume semnificative destinate moștenitorilor. Fără acest document, nimeni nu va ști că trebuie să contacteze prestator pentru declanșarea plății.

Document nr. 4: testamentul, dacă există

Dacă defunctul a lăsat testament, acesta trebuie prezentat notarului, pentru că poate schimba ordinea legală de devoluțiune succesorală sau cotele moștenitorilor. Testamentul olograf (scris de mână), testamentul notarial sau orice altă formă de exprimare a voinței trebuie identificată și asigurată.

Caută și în plicuri sigilate, în dosare cu notații personale, sau chiar în manuscrise vechi. Un testament pierdut poate crea dispute mari între moștenitori și prelungește semnificativ procedura succesorală.

Document nr. 5: avis de impozitare și documente fiscale recente

Avizele de impozitare din ultimii ani servesc drept bază pentru mai multe proceduri, în special pentru calcularea anumitor drepturi sau ajutoare sociale încă datorate defunctului. Ele permit și verificarea dacă o declarație de venituri rămâne de făcut în anul decesului, o obligație care revine moștenitorilor.

Păstrează și taxa pe terenuri construite, corespondența cu fisc privind rambursări sau regularizări în curs. Aceste documente administrative sunt adesea într-un dosar special, ușor de identificat înainte de a goli alte sertare. Actele finale ale procedurilor sunt documentele care arată veniturile și situația fiscală a defunctului, esențiale pentru procedura notarială și pentru lichidarea obligațiilor fiscale restante.

Unde să cauți aceste documente înainte de a începe sortarea

Înainte de a scoate mobilele sau a suna o firmă de dezabuzare (vezi obiectele de pus deoparte înainte de intervenția unei firme de debarasare), trece în revistă ascunzătorile obișnuite: sertar de birou, cutie de pantofi într-un dulap, dosar lângă pat, seif la domiciliu, chiar și o plic lipit sub un sertar. Mulți oameni mai în vârstă păstrează documentele importante într-un singur loc, adesea în apropierea dormitorului.

Odată ce ai pus deoparte aceste documente într-o cutie identificată, poți avansa mai liniștit în debarasa restului efectelor. Notarul care se ocupă de succesiune îți va indica cu exactitate care din ele să-i transmiți și în ce termene, pentru a finaliza declarația de succesiune fără surprize neplăcute.