5 έγγραφα που πρέπει να αποθηκεύσετε αμέσως όταν ταξινομείτε τα έγγραφα ενός κηδεμόνα

Μόλις χάσατε έναν κηδεμόνα και πρέπει ήδη να σκεφτείτε το άδειασμα του σπιτιού του. Στη βιασύνη, ολόκληρες σακούλες καταλήγουν μερικές φορές στα σκουπίδια χωρίς να έχουμε διαθέσει χρόνο να ελέγξουμε τι περιέχουν. Ωστόσο, ορισμένα έγγραφα, αν ληφθούν και πεταχθούν, είναι εξαιρετικά δύσκολο να ανακτηθούν και μπορούν να παγώσουν ολόκληρη την κληρονομία για μήνες.

Πριν ξεκινήσετε την ταξινόμηση των περιουσιακών στοιχείων, διαθέστε πέντε λεπτά για να προσδιορίσετε τα ακόλουθα έγγραφα: πράξεις ιδιοκτησίας, συμβάσεις ασφάλειας ζωής, δηλώσεις φορολογικών στοιχείων, βιβλίο οικογενείας και έγγραφα ταυτότητας, δελτία μισθού και έγγραφα σύνταξης. Αυτές είναι οι πέντε κατηγορίες ουσιωδών εγγράφων που πρέπει να αποθηκευθούν κατά προτεραιότητα, ακόμα και πριν ταξινομήσετε το υπόλοιπο σπίτι.

Γιατί ορισμένα έγγραφα μπορεί να κοστίσουν ακριβά αν χαθούν

Το πολύ γρήγορο άδειασμα του σπιτιού ενός κηδεμόνα μπορεί να μετατρέψει μια απλή κληρονομία σε εμπόδιο, ένα αντανακλαστικό που μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα μεταξύ κληρονόμων μήνες αργότερα. Χωρίς πράξη ιδιοκτησίας, ο συμβολαιογράφος πρέπει να ανακατασκευάσει το ιστορικό του ακινήτου μέσω του δικαστηρίου κληρονομίας, κάτι που παρατείνει τις προθεσμίες και επιβαρύνει τα έξοδα. Χωρίς απόδειξη σύμβασης ασφάλειας ζωής, οι κληρονόμοι μπορεί να αγνοήσουν εντελώς την ύπαρξη ενός ποσού που τους ανήκει.

Τα τραπεζικά, φορολογικά και κοινωνικά όργανα λειτουργούν με γραπτές ή ψηφιακές απόδειξεις. Ένα χαμένο έγγραφο σχεδόν πάντα καταλήγει σε πρόσθετες διοικητικές διαδικασίες, συστημένη επιστολή, αναμονή αντιγράφου. Καλύτερα να το αποφύγετε ασφαλίζοντας αυτά τα έγγραφα από την πρώτη ημέρα.

Έγγραφο Νο 1: Πράξεις ιδιοκτησίας και συμβολαιογραφικές πράξεις

Η πράξη ιδιοκτησίας ενός σπιτιού, διαμερίσματος ή οικοπέδου πρέπει να βρεθεί πριν από οτιδήποτε άλλο. Επιτρέπει στον συμβολαιογράφο να ενσωματώσει γρήγορα το ακίνητο στη δήλωση κληρονομίας. Αναζητήστε επίσης πράξεις δωρεάς, συμβάσεις δανείου σε εξέλιξη και πιθανούς τεχνικούς διαγνωστικούς ελέγχους, που συχνά φυλάσσονται μαζί στον ίδιο φάκελο ή τσάντα.

Εάν ο κηδεμόνας ήταν ιδιοκτήτης πολλών ακινήτων, συμπεριλαμβανομένων σε κοινή ιδιοκτησία ή σε ενοικίαση, κάθε πράξη έχει σημασία. Ένα ενοικιαζόμενο σπίτι σε τρίτο μέρος συνεπάγεται επίσης την εύρεση της μίσθωσης και της κατάστασης της θέσης, χρήσιμα για τη συνέχεια της διαχείρισης των εκμισθώσεων κατά τη διάρκεια της περιόδου κληρονομίας.

Έγγραφο Νο 2: Συμβάσεις ασφάλειας ζωής και χρηματοοικονομικές επενδύσεις

Αυτό είναι πιθανώς το έγγραφο που χάνεται συχνότερα και είναι το πιο ακριβό να το ξεχάσετε. Μια σύμβαση ασφάλειας ζωής κρυμμένη σε ένα συρόμενο ή ένα φάκελο μπορεί να αντιπροσωπεύει δεκάδες χιλιάδες ευρώ που προορίζονται για τους ονοματιστηκούς κληρονόμους. Χωρίς αυτό το έγγραφο, κανείς δεν θα γνωρίζει ότι πρέπει να επικοινωνήσει με την ασφαλιστική εταιρεία για να ενεργοποιήσει την εξόφλησης του κεφαλαίου.

Σκεφτείτε επίσης τα αποδεικτικά στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών, τα βιβλιάρια αποταμίευσης, τις συμβάσεις επενδύσεων και ασφάλειας θανάτου. Όλα αυτά τα χρηματοοικονομικά έγγραφα πρέπει να συγκεντρωθούν ώστε ο συμβολαιογράφος να καταρτίσει ένα πλήρες απόγραφο της περιουσίας.

Έγγραφο Νο 3: Δηλώσεις φορολογικών στοιχείων και πρόσφατες δηλώσεις φόρου εισοδήματος

Οι δηλώσεις φορολογικών στοιχείων των τριών τελευταίων ετών χρησιμεύουν ως βάση για πολλές διαδικασίες, ιδίως τον υπολογισμό ορισμένων δικαιωμάτων ή κοινωνικών παροχών που οφείλονται ακόμα στον κηδεμόνα. Επιτρέπουν επίσης τον έλεγχο εάν απομένει μια δήλωση εισοδήματος για το έτος του θανάτου, υποχρέωση που αναλαμβάνουν οι κληρονόμοι.

Διατηρήστε επίσης τον φόρο ακίνητης περιουσίας, τον φόρο κατοικίας εάν υπήρχε ακόμα, και όλη την αλληλογραφία των φορολογικών αρχών που αναφέρει αποζημίωση ή ρύθμιση σε εξέλιξη. Αυτά τα διοικητικά έγγραφα συχνά φυλάσσονται σε ένα φάκελο ή κουτί, εύκολο να το δείτε πριν αδειάσετε τα άλλα συρόμενα.

Έγγραφο Νο 4: Βιβλίο οικογενείας, ταυτότητα και έγγραφα αστικής κατάστασης

Το βιβλίο οικογενείας και η ταυτότητα του κηδεμόνα ζητούνται σε σχεδόν κάθε στάδιο των διοικητικών διαδικασιών: άνοιγμα της κληρονομίας, κλείσιμο λογαριασμών, ακύρωση συμβάσεων. Ο συμβολαιογράφος θα τα χρειαστεί για να προσδιορίσει με ακρίβεια τους νόμιμους κληρονόμους και να καταρτίσει το πιστοποιητικό γνωστών γεγονότων.

Αναζητήστε επίσης τη σύμβαση γάμου εάν υπάρχει, τυχόν απόφαση διαζυγίου και τα αποδεικτικά γέννησης των παιδιών. Αυτά τα έγγραφα, συχνά φυλαγμένα μαζί σε έναν φάκελο οικογενείας, αποφεύγουν την πολλαπλασιασμό των αιτημάτων για αντίγραφα από το δημαρχείο.

Έγγραφο Νο 5: Συμβάσεις εργασίας, δελτία μισθού και έγγραφα συνταξιοδότησης

Τα τελευταία δελτία μισθού, το τελευταίο ειδοποίηση του ταμείου σύνταξης και το ενδεχόμενο πιστοποιητικό της υπηρεσίας απασχόλησης επιτρέπουν τον υπολογισμό των ποσών που οφείλονται ακόμα στον κηδεμόνα: μισθός του τελευταίου μήνα, ασφάλιστρο που δεν εξοφλήθηκε, αποζημιώσεις περάτωσης σύμβασης. Αυτά τα ποσά προστίθενται στο ενεργητικό της κληρονομίας και πρέπει να ζητηθούν από τα σχετικά όργανα.

Φυλάξτε επίσης τα αποδεικτικά καριέρας και τα πιστοποιητικά αμοιβαίας ασφάλειας. Χρησιμεύουν για την ενημέρωση των κοινωνικών οργάνων του θανάτου και για την παύση ορισμένων αυτόματων πληρωμών, ενώ ανακτούν εκείνες που απομένουν δικαίως οφειλόμενες.

Πού να αναζητήσετε αυτά τα έγγραφα πριν ξεκινήσετε την ταξινόμηση

Πριν αφαιρέσετε τα έπιπλα ή καλέσετε μια εταιρεία αδειάσματος, αναθεωρήστε τις κλασικές κρυψώνες: συρόμενο γραφείου, κουτί παπουτσιών σε ντουλάπα, φάκελος κοντά στο κρεβάτι, ασφαλή θέση στο σπίτι, ή ακόμα και ένας φάκελος κολλημένος κάτω από ένα συρόμενο. Πολλοί ηλικιωμένοι φυλάσσουν τα σημαντικά έγγραφά τους σε ένα μόνο μέρος, συχνά κοντά στο υπνοδωμάτιό τους.

Μόλις τοποθετήσετε αυτά τα έγγραφα σε ένα προσδιορισμένο κουτί, μπορείτε να συνεχίσετε με μεγαλύτερη ησυχία στο άδειασμα των υπόλοιπων περιουσιακών στοιχείων. Ο συμβολαιογράφος που είναι υπεύθυνος για την κληρονομία θα σας υποδείξει με ακρίβεια ποια του θα μεταδώσετε και στις οποίες προθεσμίες, για να ολοκληρώσετε τη δήλωση κληρονομίας χωρίς δυσάρεστες εκπλήξεις.